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Este Cmap, tiene información relacionada con: MAPA CONCEPTUAL WINSTON, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la entidad productora, Etapa del documento que consiste en la entrega de la información recibida por la unidad de correspondencia a la dependencia interna competente para que inicie el proceso de gestión de documentos Distribucion de documentos externos Distribucion de documentos internos, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA PLANTILLA DE CONTROL DE LAS COMUNIACIONES Las unidades de correspondencia elaboran planilla, formato y controles manueles o autorizados que permiten certificar la repcion de documentos , por parte de los funcionarios competentes y dispondran de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuestas de las comunicaciones recibidas, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ENRUTAMIENTO Enrutamiento de documentos a dependencia competente Esta máquina puede enrutar documentos recibidos con Códigos SUB. Cuando se recibe un documento, su Código SUB se compara con los Códigos SUB programados en los Boxes personales, y si se encuentra una coincidencia el documento se enruta al destino cuyo Código SUB se especificó, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA COMUNICACIONES PERSONALES Son todas las comunicaciones de caracter privado que llegan alas edentidades, titulo personal, sitando o no el cargo del funacionario., UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DESPACHO Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia , por lo general con el despacho sucede lo mismo, y esta oficina puede recibir y enviar documentos, 2 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web otros. Recibo de documentos oficiales DISTRIBUCION Etapa del documento que consiste en la entrega de la información recibida por la unidad de correspondencia a la dependencia interna competente para que inicie el proceso de gestión de documentos, Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. ???? 2 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web otros. Recibo de documentos oficiales, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA TECNOLOGIA DISPONIBLE EN LA U.C en concordancia con las normas vigente y los parametros establecidos por el archivo general de la nacion, las entidades testatales podran incorporar tecnologia de punta de la administracion de los archivos, pudiendo utilizar cualquier soporte documental, por medio tecnico electronico obtico, informactico, o telelematico del cumpliento de sus funciones, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA REGISTRO Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA CONSULTA DE DOCUMENTO ACCESO AUN DOCUMENTO A UN GUPO DE DOCUMENTO A AL FUN DE CONOCER LA INFORMACION QUE CONTIENE LA CONSULTA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTION, POR PARTE DE OTRAS DEPENDENCIAS O DE LOS CIUDADANOS, Etapa del documento que consiste en la entrega de la información recibida por la unidad de correspondencia a la dependencia interna competente para que inicie el proceso de gestión de documentos Distribucion de documentos externos Distribucion dedocumentos enviados, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA MARCO NORMATIVO DE LA U.C Estas entidades deveran establecer deacuerdo con su estructura,la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada , los servios de recepcion, radicacion y distribucion de sus comunicaciones, de tal madera que estos procedimientos contribuya al desarrollo del programa de gestion documentaly los programas de concervacion, integrandose alos procesos que se llavara alos archivo de gestion , centrales e historico, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA COMUNICACIONES OFICIALES son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ???? Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica., UNIDAD DE CORRESPONDENCIA RADICACION : Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, UNIDAD DE CORRESPONDENCIA TRAMITE RECORRIDO DEL DOCUMENTO DESDE SU PRODUCCION O RECEPCION DE SU CUMPLIENTO DE SU FUNCION ADMINISTRATIVA